Polityka prywatności Hejsan

Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania Twoich danych osobowych przez firmę HEJSAN Łukasz Kulesza (dalej „Administrator”). Obejmuje ona zarówno korzystanie z formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej, jak i przetwarzanie danych po zawarciu z nami umowy o świadczenie usług (w ramach dalszej współpracy z klientami). Korzystając z formularza kontaktowego, wymagamy potwierdzenia zapoznania się z niniejszą Polityką poprzez zaznaczenie pola wyboru o treści: „Zapoznałem się z Polityką prywatności i akceptuję jej treść, w tym wyrażam zgodę na kontakt telefoniczny lub e-mailowy w celu udzielenia odpowiedzi na moje zapytanie.” Zaznaczenie tego checkboxa jest jednoznaczne z wyrażeniem przez Ciebie zgody na kontakt w celu odpowiedzi na zapytanie oraz na przetwarzanie Twoich danych osobowych zgodnie z niniejszą Polityką.

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest HEJSAN Łukasz Kulesza (NIP: 5782789641), z siedzibą przy ul. Skarpowej 23/1, 80-145 Gdańsk, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: lukasz.kulesza@hejsan.eu.

Zakres zbieranych danych

Dane zbierane poprzez formularz kontaktowy

W ramach formularza kontaktowego zbieramy następujące dane osobowe:

Imię i nazwisko – pozwalające nam zwrócić się do Ciebie i obsłużyć zapytanie.
Adres e-mail – umożliwiający kontakt zwrotny drogą elektroniczną.
Numer telefonu – umożliwiający kontakt zwrotny telefoniczny.
Miejsce realizacji inwestycji (opcjonalnie) – informacja uzupełniająca dotycząca lokalizacji planowanego projektu; niewymagana do wysłania formularza, ale pomocna w lepszym dopasowaniu oferty.

Podanie powyższych danych jest dobrowolne, jednak niezbędne (z wyjątkiem pola opcjonalnego), abyśmy mogli skontaktować się z Tobą i udzielić odpowiedzi na Twoje zapytanie. Niepodanie wymaganych danych uniemożliwi nam obsługę zapytania przesłanego za pośrednictwem formularza.

Dane przetwarzane w związku z zawarciem i realizacją umowy

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z naszych usług i zawrzeć z nami umowę, możemy przetwarzać szerszy zakres Twoich danych osobowych i finansowych, niezbędnych do realizacji tej umowy. W zależności od charakteru współpracy i wymogów instytucji finansowych, z którymi współpracujemy, możemy prosić Cię o podanie m.in. następujących kategorii danych:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe – np. imię, nazwisko, numer PESEL, NIP, seria i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania lub siedziby, a także dane kontaktowe takie jak adres e-mail czy numer telefonu.
Dane finansowe i podatkowe – np. informacje o Twojej sytuacji finansowej, majątku i zobowiązaniach (w tym o istniejących kredytach, pożyczkach, umowach leasingowych), o posiadanych rachunkach bankowych, osiąganych dochodach, historii kredytowej, a także dokumenty i informacje księgowe lub podatkowe, które mogą być wymagane przez instytucje finansujące (np. deklaracje PIT, CIT, prowadzone ewidencje księgowe takie jak KPiR, sprawozdania finansowe itp.)
Dane dodatkowe związane z umową – np. dane innych osób powiązanych z realizacją umowy, jeśli jest to konieczne: w szczególności dane współmałżonka lub poręczyciela (takie jak imię, nazwisko, numer PESEL i inne informacje identyfikacyjne), a w przypadku, gdy klientem jest podmiot prawny – dane osobowe reprezentantów lub pełnomocników tego podmiotu.

Powyższy zakres danych jest opisany możliwie szeroko i elastycznie – konkretnie wymagane od Ciebie informacje mogą różnić się w zależności od rodzaju świadczonych usług i wymagań procesu finansowania. Zapewniamy jednak, że zbieramy i przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia określonych celów (w szczególności do zawarcia i wykonania umowy). Podanie wskazanych wyżej danych przy zawieraniu umowy jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i realizacji umowy – brak ich podania uniemożliwi nam świadczenie usług dla Ciebie.

Uwaga: Jeśli przekazujesz nam dane osobowe innych osób (np. współmałżonka, poręczyciela lub reprezentanta Twojej firmy), prosimy, abyś czynił to wyłącznie w zakresie niezbędnym i po upewnieniu się, że posiadasz odpowiednią podstawę prawną do udostępnienia nam tych informacji. Przekazując nam takie dane, oświadczasz jednocześnie, że poinformowałeś te osoby o przekazaniu ich danych oraz o treści niniejszej Polityki prywatności.

Cele i podstawy przetwarzania

Zasadniczo przetwarzamy Twoje dane osobowe bez konieczności uzyskiwania odrębnej zgody, opierając się na innych podstawach prawnych przewidzianych w RODO – przede wszystkim na niezbędności przetwarzania do wykonania umowy lub na naszym prawnie uzasadnionym interesie. O zgodę pytamy jedynie w sytuacjach, gdy jest to wymagane prawem lub gdy zamierzamy przetwarzać dane w celach, które takiej zgody wymagają (np. kontakt marketingowy z osobą, która nie pozostaje z nami w relacji klienta). Twoje dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

Udzielenie odpowiedzi na zapytanie przesłane za pośrednictwem formularza kontaktowego oraz prowadzenie ewentualnej dalszej korespondencji w związku z tym zapytaniem – podstawą prawną takiego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności udzielenia odpowiedzi na wiadomość od potencjalnego klienta i utrzymaniu z nim kontaktu.
Kontakt telefoniczny lub e-mailowy z ofertą handlową (przedstawienie informacji o naszych usługach, przygotowanie oferty, zaproponowanie współpracy) – podstawą prawną takiego kontaktu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona poprzez zaznaczenie odpowiedniego checkboxa pod formularzem kontaktowym. W zakresie, w jakim kontakt ten stanowi realizację marketingu bezpośredniego naszych własnych usług, podstawą przetwarzania jest również nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług – obejmuje to wszelkie czynności niezbędne do świadczenia Ci naszych usług finansowych, w tym weryfikację przekazanych informacji, ocenę Twoich potrzeb i zdolności finansowych, przygotowanie i przeprowadzenie procesu uzyskania finansowania (np. przedłożenie Twoich danych instytucjom finansującym, z którymi współpracujemy, na podstawie udzielonego nam pełnomocnictwa) oraz bieżący kontakt i obsługę w trakcie trwania współpracy. Podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), której stroną jesteś.
Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – np. obowiązków wynikających z przepisów podatkowych lub rachunkowych (wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych), a także ewentualnych szczególnych obowiązków związanych z przeciwdziałaniem nadużyciom finansowym. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz archiwizacja danych po zakończeniu naszej współpracy – obejmuje to przechowywanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej zawartej umowy, komunikacji i wykonanych usług w celach dowodowych, a także na potrzeby ewentualnych postępowań spornych. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ochronie naszych praw i zapewnieniu możliwości obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
Utrzymanie relacji z klientem i marketing własnych usług – np. zachowanie Twoich danych kontaktowych i podstawowych informacji o dotychczasowej współpracy w celu ułatwienia ponownego nawiązania kontaktu lub przedstawienia Ci w przyszłości oferty naszych usług, z których wcześniej korzystałeś. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na podtrzymaniu relacji biznesowej z klientami i promocji naszych usług. Pamiętaj, że w każdej chwili przysługuje Ci prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego – w takim przypadku niezwłocznie zaprzestaniemy takiego działania.

Okres przechowywania danych

Twoje dane osobowe będziemy przechowywać jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem poniższych zasad:

Brak zawarcia umowy: Jeżeli kontaktujesz się z nami poprzez formularz, ale ostatecznie nie dojdzie między nami do zawarcia umowy o świadczenie usług, Twoje dane pozyskane w związku z zapytaniem zachowamy przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu z Twojej strony. Okres ten uzasadnia potrzeba zachowania historii korespondencji dla celów obsługi zapytań oraz ewentualnego nawiązania współpracy w tym czasie.
Zawarcie umowy (klienci): Jeżeli zostaniesz naszym klientem i zawrzemy umowę, Twoje dane osobowe będziemy przechowywać przez cały okres obowiązywania umowy oraz przez 5 lat od dnia zakończenia współpracy (rozwiązania lub wygaśnięcia umowy). Taki przedłużony okres przechowywania wynika z konieczności zachowania dokumentacji dla celów wywiązania się z obowiązków prawnych (np. podatkowych i rachunkowych) oraz ochrony przed ewentualnymi roszczeniami – wiele roszczeń może pojawić się dopiero po upływie dłuższego czasu. Dodatkowo, posiadanie przez nas archiwalnych danych z przebiegu współpracy ułatwia wznowienie kontaktu i ponowne skorzystanie przez Ciebie z naszych usług w przyszłości, bez konieczności ponownego przekazywania wszystkich informacji.

Po upływie powyższych okresów (lub wcześniej, jeśli zgłosisz skuteczne żądanie usunięcia danych, wniesiesz sprzeciw wobec dalszego przetwarzania lub cofniesz udzieloną nam zgodę – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), Twoje dane zostaną trwale usunięte lub zanonimizowane, o ile obowiązujące przepisy prawa nie będą wymagały ich dalszego przechowywania. Oznacza to, że jeśli przestaniemy potrzebować Twoich danych, a jednocześnie nie będziemy mieć prawnego obowiązku, by je zachować, usuniemy je lub pozbawimy elementów pozwalających na identyfikację.

Odbiorcy danych

Dbamy o poufność Twoich danych osobowych. Dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby oraz podmioty współpracujące z nami w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych powyżej celów. Twoje dane mogą zostać przekazane następującym kategoriom odbiorców:

ProjectUP Sp. z o.o. (NIP: 5252823689) – agencja marketingowa wspierająca nas w obsłudze zapytań i działaniach marketingowych (m.in. obsługa formularza kontaktowego na stronie).
Instytucje finansowe udzielające finansowania – np. fundusze pożyczkowe, firmy leasingowe, banki oraz inne podmioty, z oferty których korzystamy w celu uzyskania dla Ciebie finansowania. W zakresie koniecznym do przedstawienia
Twojej aplikacji o finansowanie przekazujemy takim instytucjom informacje na Twój temat (na podstawie udzielonego nam pełnomocnictwa do reprezentowania Cię w procesie ubiegania się o finansowanie). Po przekazaniu danych tym instytucjom stają się one odrębnymi administratorami otrzymanych danych – będą je wykorzystywać we własnych celach, np. do oceny Twojej zdolności kredytowej i przygotowania oferty finansowania, zgodnie z obowiązującymi je przepisami i własnymi politykami prywatności.
Osoby i podmioty współpracujące z nami przy realizacji usług – np. niezależni doradcy finansowi lub prawni, analitycy, partnerzy biznesowi działający na podstawie umów B2B, którzy wspierają nas w wykonywaniu usług dla Ciebie (np. analizują dokumenty finansowe, przygotowują oferty). Podmioty te mają dostęp do danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im zadań i przetwarzają je na nasze zlecenie jako podmioty przetwarzające (procesorzy) na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych. Wszystkie takie osoby i firmy są zobowiązane do zachowania poufności.
Dostawcy usług IT i hostingowych – np. firmy zapewniające hosting naszej strony internetowej, dostawcy oprogramowania (w tym systemów CRM do zarządzania relacjami z klientami) oraz usług informatycznych, a także firmy utrzymujące nasze systemy teleinformatyczne. Tego rodzaju podmioty również przetwarzają dane wyłącznie w zakresie koniecznym do świadczenia nam swoich usług (np. przechowywania danych na serwerze, backupu, obsługi systemów) i działają jako nasi procesorzy na podstawie umów powierzenia, zobowiązani do zachowania poufności.
Organy publiczne lub uprawnione podmioty – jeśli obowiązek udostępnienia im Twoich danych wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. Dotyczy to w szczególności sytuacji otrzymania żądania udostępnienia danych od
uprawnionych organów państwowych (np. sądów, prokuratury, Policji, organów skarbowych lub Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Transfer danych poza EOG: Nie przekazujemy Twoich danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), chyba że jest to konieczne i odbywa się z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony. W przypadku, gdy w przyszłości doszłoby do transferu danych poza EOG (np. w związku z korzystaniem z usług dostawców IT mających siedziby poza EOG), nastąpi to wyłącznie na zasadach przewidzianych prawem – zapewniających odpowiedni stopień ochrony Twoich danych, m.in. na podstawie standardowych klauzul umownych UE lub w oparciu o decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony wydaną przez Komisję Europejską.

Twoje prawa

Przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych:

Prawo dostępu do danych – masz prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, prawo uzyskać do nich dostęp oraz otrzymać kopię swoich danych.
Prawo sprostowania danych – masz prawo zażądać sprostowania (poprawienia) dotyczących Ciebie danych osobowych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia danych niekompletnych.
Prawo usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”) – masz prawo zażądać usunięcia dotyczących Ciebie danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem, np. gdy uznasz, że dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, gdy odwołasz zgodę będącą podstawą przetwarzania, a brak jest innej podstawy prawnej, lub gdy zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania i brak jest nadrzędnych prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania.
Prawo ograniczenia przetwarzania – masz prawo zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych (tj. czasowego wstrzymania operacji na danych lub nieusuwania danych – zależnie od treści wniosku) w sytuacjach przewidzianych prawem, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub podstawę ich przetwarzania. W razie realizacji prawa do ograniczenia, będziemy przechowywać Twoje dane wyłącznie, a dalsze operacje przetwarzania zostaną wstrzymane, z wyjątkiem sytuacji, gdy wyrazisz zgodę na dalsze przetwarzanie lub gdy przetwarzanie to jest niezbędne w związku z dochodzeniem roszczeń lub ochroną praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
Prawo przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych w art. 20 RODO (gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany) masz prawo otrzymać od nas swoje dane osobowe, które nam dostarczyłeś, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a także masz prawo zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu wskazanemu administratorowi (o ile jest to technicznie możliwe).
Prawo sprzeciwu – masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, które odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Sprzeciw powinien zawierać uzasadnienie związane z Twoją szczególną sytuacją, chyba że dotyczy przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego – wówczas nie musisz uzasadniać sprzeciwu, a my zaprzestaniemy przetwarzania Twoich danych w celach marketingu bezwzględnie. W przypadku sprzeciwu opartego na Twojej szczególnej sytuacji – przestaniemy przetwarzać dane nim objęte, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo wycofania zgody – w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest zgoda, masz prawo w dowolnym momencie ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody. Jeśli wycofasz zgodę, możemy nadal przetwarzać Twoje dane na innej podstawie prawnej, o ile taka ma zastosowanie (np. gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub wynika z naszego prawnie uzasadnionego interesu).
Prawo wniesienia skargi – masz prawo wnieść skargę na nasze postępowanie do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych. W Polsce funkcję tę pełni Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Skargę możesz złożyć, jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

Aby skorzystać ze swoich praw, możesz skontaktować się z nami mailowo pod adresem lukasz.kulesza@hejsan.eu lub pisemnie na adres naszej siedziby. Żądanie dotyczące praw możesz sformułować samodzielnie lub skorzystać z wzoru dostępnego na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Na Twoje żądanie postaramy się odpowiedzieć niezwłocznie – w każdym przypadku nie później niż w terminach przewidzianych przepisami RODO (zazwyczaj jest to 1 miesiąc, z możliwością przedłużenia maksymalnie do 3 miesięcy w skomplikowanych przypadkach, o czym zostaniesz poinformowany).

Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

W oparciu o przekazane przez Ciebie dane osobowe nie są podejmowane zautomatyzowane decyzje, w tym decyzje będące wynikiem profilowania. Oznacza to, że nie wykorzystujemy Twoich danych do jakiegokolwiek zautomatyzowanego przetwarzania, które miałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny istotny sposób na Ciebie wpływało. Każda decyzja związana z realizacją naszych usług (np. ocena Twoich potrzeb czy zdolności finansowej) jest podejmowana z udziałem człowieka – nie opieramy się wyłącznie na wynikach działania systemów informatycznych.

Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może podlegać aktualizacjom w razie zmian w przepisach prawa lub zmian w zakresie i sposobach przetwarzania przez nas danych osobowych (np. wprowadzenia nowych usług). Wszelkie zmiany będą publikowane na tej podstronie serwisu. Zalecamy regularne sprawdzanie treści Polityki, aby być na bieżąco z ewentualnymi modyfikacjami.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna na naszej stronie internetowej (pod adresem wskazywanym w zawieranych z klientami umowach jako źródło informacji o przetwarzaniu danych osobowych).

Polityka prywatności w powyższym brzmieniu obowiązuje od dnia 1 września 2025 r.